Resumen de Trabajo Especial presentado en el año 2000, en la Universidad Nueva Esparta para la Obtención del Titulo de Especialista en Tecnologías Gerenciales.
Autor: Abogado, Raymond Orta Martinez
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Se ha elegido este tema por tener el autor como profesión la de abogado, con estudios de especialización en Derecho Procesal, que es una rama del derecho que abarca el estudio de todos los procedimientos, problemas y sus soluciones que se pueden presentar dentro de un juicio, por lo que es adecuado plantear al finalizar la especialización un esquema tecnológico de modernización para el Poder Judicial, específicamente de los Tribunales de Primera Instancia Civil, Mercantil y del Transito, que son pilares fundamentales del sistema procesal en esas materias, escogidos estos por cuanto tienen paralelos a nivel nacional.
La aplicación y éxito de la propuesta, automáticamente serviría para todos tribunales de este tipo a nivel nacional.
Un Tribunal puede ser asimilado al concepto de empresa, por cuanto tiene objetivos, tareas y metas definidas dentro del Estado.
Pero debemos tomar en cuenta que la mayoría de los conocimientos adquiridos en la especialización, referentes a las áreas administrativas, son de imposible implementación en esta área, ya que, las normas jurídicas establecen patrones y esquemas administrativos jerárquicos o autoritarios en lo que se refiere a la toma de decisiones y a los procesos, por lo que el presente trabajo se limitará a la aplicación de conceptos y herramientas tecnológicas para mejorar el prehistórico entorno de gestión de los jueces venezolanos.
Los Tribunales de Primera Instancia en lo Civil, Mercantil y del Transito del Área Metropolitana de Caracas, así como los demás que conocen menores cuantías, adolecen o carecen totalmente de los recursos tecnológicos a los que se hará referencia el presente trabajo.
Solamente en la actualidad, son utilizados primeros rudimentarios procesadores de palabras que salieron al mercado, por pocos jueces y los que los utilizan son vistos como grandes innovadores, cuando la realidad indica que la justicia venezolana esta a diez o quince años de retraso respecto a las tecnologías que han emergido para ayudar al hombre.
Cada Juez de primera Instancia debe empezar a llevar y controlar unos cinco mil (5.000) nuevos procesos al año aproximadamente, a lo que deben sumarse aquellos que se encuentran en curso de años anteriores, cuyos lapsos y etapas no son controlados automáticamente (por lo general en un cuaderno llevado por el secretario del tribunal) y por ende no se cumplen los objetivos procesales previstos dentro de su tiempo, lo que retrasa los juicios y consecuencialmente el tiempo de respuesta del estado frente a los problemas jurídicos, lo que se convierte en un problema de índole nacional que ahuyenta a la inversión extranjera.
Los procesos en la actualidad tardan tres o cuatro veces más de lo previsto legalmente.
La gestión de cada uno de los casos se ve retrasada en todas las fases del proceso, debido a no se aplican los correctivos tecnológicos necesarios.
Las herramientas con las que cuenta en la actualidad el poder judicial, consisten en máquinas de escribir, papel, engrapadoras, agujas y pabilo.
Es increíble que los expedientes sean cosidos en el umbral del siglo XXI con técnicas de ganchillo propias del medioevo.
Los escribientes, como auxiliares del juez asumen una carga delegada de gestión, sin experiencia y en algunos casos llegan a tomar decisiones erradas no detectadas por el juez, quien siendo el director del proceso omite o se equivoca respecto a las fases a seguir.
Esto trae como consecuencia el que el proceso deba sufrir las llamadas reposiciones, que retrotraen el proceso hasta la etapa previa en la que se produjo la decisión equivocada, representando perdida de tiempo y recursos económicos para las partes y para el estado venezolano que paga los sueldos, maquinas y suministros.
En la mayoría de los casos, cada vez que se da un paso en el proceso, el juez por no tener control, deberá revisar el estado actual del mismo, lo que por lo general ocurre cuando ya esta retrasado y la parte interesada solicita la reactivación del proceso.
El juez al no poder tener control, no puede organizar su trabajo y por supuesto jamás estará motivado al no poder cumplir con tareas tan simple como el control de lapsos.
El juez puede considerar a conveniencia que el defecto no es de él sino del sistema actual.
Las normas legales obligan a que el proceso sea llevado en formato escrito y actualmente se esta dando paso a la oralidad de los mismos, pero siempre con la necesidad de respaldo físico documental.
Es por ello que en el presente trabajo no se plantea de forma radical la implementación de la sustitución del formato físico (papel), por uno electrónico, pero al final se plantea como una etapa de transición.
Este libro tiene como finalidad el de ir agregando expedientes y asignarles un numero por el cual se va a distinguir el caso de otros.
Este libro es de acceso exclusivo de los archivistas y se puede anotar en él, si el caso sigue en el tribunal o si fue enviado a otro de igual jerarquía o a otra instancia.
Este libro se llena en forma no indexada y la búsqueda en el mismo de información puede tardar horas.
Este libro se ubica por lo general y está al alcance del publico, pero por ello puede fácilmente extraviarse dentro del tribunal por horas.
La información que reposa entonces en este registro de alguna forma igualmente se encuentra ya en otros, por lo que la transcripción ya es una doble labor para el tribunal en esta área de control.
Para aplicar tecnología a esta área es necesario el diseño, prueba y puesta en practica de una base de datos, con su respectivo modulo administrador a los efectos de evitar la transcripción y almacenaje de toda esta información de carácter repetitivo, dos tres y hasta cuatro veces.
Una base de datos diseñada al efecto podría funcionar bajos los siguiente parámetros.
Un modulo de archivo, que debe recibir del empleado por una sola vez, todos los datos de un juicio tales como partes, apoderados, motivo, recaudos y serle asignado automáticamente un numero de expediente, el cual podría ser consultado de forma inmediata y posterior desde un ordenador destinado al publico de ambiente gráfico y que funcione en la modalidad llamada por los norteamericanos «kiosco» (solamente para la consulta de datos).
El mismo sistema que tiene terminales para ingreso de datos por el personal de archivo, puede llevar el control de entregas de los expedientes físicos, tanto al publico como a los escribientes o secretarios del tribunal.
Cada vez que sea entregado o trabajado el expediente, podrá ser ubicado según el destino registrado en el sistema dentro de la misma sede del tribunal.
El libro diario puede tener su cabida operativa a través de la utilización de un ordenador por parte del secretario del tribunal en el cual se registren al momento de su presentación, las actuaciones procesales que pueden ser revisadas por los mismos ordenadores destinados al publico.
El Noventa por ciento (90%) de las solicitudes que se hacen al archivo de expedientes son para hacer meras revisiones, para saber si se ha actuado o no dentro de cada proceso.
La revisión bien sea desde el «kiosco» o desde ordenadores ubicados fuera del tribunal vía remota, estamos seguros descongestionaría las sedes físicas tribunalicias, por lo menos en un cincuenta por ciento (50%).
Entonces el historial de cada acaso podrá ser revisado individualmente facilitando la reconstrucción de expedientes en caso de robo o extravío.
Las ultimas tendencias de manejo del tiempo indican que en un día deben desarrollar las seis cosas mas importantes de una lista.
Si aplicamos esto a la justicia venezolana, nos damos cuanta que en cada tribunal se retrasan o de dejan de controlar treinta y cinco juicios al día, es decir que un tribunal solo puede controlar el 25% de los juicios que lleva, lo que llevaría aseverar que se desperdiciar el 75% de los recursos invertidos.
La solución a este problema especifico sería la implementación como en otros países de sistemas de gestión de juicios.
El sistema de gestión de juicios deberá posibilitar un control de datos de forma relacional tales como la personas demandantes, los demandados, abogados y formularios de escritos comunes dentro del proceso, a los efectos de poder administrar la información para automatizar las tareas.
Esto permitirá el control de los lapsos por transcurrir, los lapsos y fechas transcurridas, el historial completo y registros del juicio con datos financieros tales como costos, aranceles, multas etc.
Asimismo, podría determinarse si cualquiera de las partes pudiera tener asociaciones directas o a través de compañías con los funcionarios, y abogados, teniendo acceso a una red de información nacional jurídica.
Este subsistema organizaría la información antes indicada, permitiendo la recuperación de la misma a la hora de tomar decisiones en cada juicio y ordenar la impresión de las resoluciones automatizadas, dependiendo de la etapa del proceso que este transcurriendo.
Los lapsos procesales deberán ser controlados para poder responder oportunamente al vencimiento de los mismos.
Esto ayudará la planificación del tiempo personal del juez.
3.2.5) Es necesario un subsistema de administración de modelos, el cual podrá escoger, los tipos de procedimientos o juicios a seguir, y controlar el desarrollo del mismo dependiendo de las variables que se vayan presentando, como por ejemplo el de la proposición de citaciones por carteles, nombramiento de defensores ad-litem[5], fiscales, cuestiones previas, lapsos de pruebas, informes, todo a través de la programación de rutinas y lapsos establecidos dentro de la normativa legal, plasmados en el programa, para que se aplique a cada caso.
Los reportes igualmente podrán utilizados por el consejo de la judicatura para verificar el normal desenvolvimiento del proceso en caso de denuncias disciplinarias contra jueces.
La administración del tiempo sería objeto del mismo sistema a los efectos de utilizar el recurso más critico, y administrar el tiempo usado por el juez, sus funcionarios y por los litigantes.
Hasta la fecha, la gestión del personal en horas que no son de despacho ha sido menospreciada por lo que su implementación hará que el uso del tiempo sea más eficiente.
La única herramienta utilizada hasta la fecha ha sido el calendario del tribunal.
La automatización del calendario, deberá considerar obligatoriamente una conexión al sistema de gestión del juicio.
Se deberán crear en el sistema calendarios diferentes para cada juicio notificándose a los secretarios y escribientes de los pasos a seguir en cada proceso.
Hasta la fecha toda esta gestión es llevada a cabo como un cumulo de múltiples informaciones en cada cabeza de jueces, secretarios y escribientes y en el mejor de los casos son anotadas en un cuaderno.
Los ordenadores y el sistema serán capaces entonces de dirigir el orden y la importancia de ejecución de los trabajos por realizar de cada empleado diariamente, sin que se haga de forma autónoma y preferencialmente corrupta como en la actualidad, en la que el caso que se lleva al día es aquel en el que el empleado tribunalicio recibe remuneraciones ilegales de alguna de las partes.
Un sistema con estas características podría establecer automáticamente la relación de actividades por juicio, que debe hacer cada empleado y preparar su trabajo diario.
El sistema podría dar una visión actual y futura del tiempo del tribunal en una variedad de maneras.
Puede obtenerse información del calendario tradicional del tribunal con la información de abogados y partes y también se podría mostrar el calendario en gráficas diferentes, por ejemplo resumiendo el número de actuaciones mensuales y diarias que ocurren en el tribunal para hacer mediciones de rendimiento.
En la actualidad el juez solo puede contar con información jurídica financiada por el mismo, tanto de leyes como doctrina.
Es increíble que no exista ni siquiera una biblioteca jurídica en la que puedan apoyar los jueces para el estudio de casos.
Las leyes como fuente directa pueden ser obtenidas por los jueces, de la imprenta nacional o de las editoriales.
Debido a la lenta dinámica de cambio de las leyes, podemos decir que por lo menos estas están al alcance del juez de una forma fácil.
Pero aun tratándose solo de leyes, una consulta exhaustiva sobre un solo tópico determinado puede durar horas, debido a que si no se quiere dejar información vital sin investigar, ha de revisarse el instrumento normativo de la materia y de materias análogas.
Existe un aforismo romano que dice «iura novit curia», que significa que «el juez conoce el derecho».
Si bien el juez debe ser un profesional, es difícil pensar que un solo juez puede conocer todas las normas jurídicas existentes.
Si limitamos su intervención como juez a materias determinadas tampoco es fácil creer que un juez conoce a la perfección todas y cada una de las normas sometidas bajo su tutela.
La implementación de programas que almacenen la información integral de todos los códigos y leyes, definitivamente cambiará los tiempos de respuesta que un juez pueda dar para una caso determinado debido a que se facilitará su investigación y estudio.
En cuanto al proceso de consulta del juez, debe crearse obligatoriamente una Intranet o red interna que contenga información, sobre todas las leyes vigentes, con vínculos que permitan su relación y acceso rápido, para que el estudio de tópicos determinados se pueda hacer en forma celera.
Deberá establecerse para los tribunales igualmente una biblioteca que contenga fuentes doctrinarias, e interpretativas de las leyes y sus instituciones.
En Venezuela se ha dado el primer paso por lo menos en cuanto a la consulta de normas por parte del poder legislativo debido a la creación de un instituto autónomo denominado S.A.I.L.
Tendrá a su vez acceso a los archivos del congreso nacional para poder verificar la vigencia de leyes determinadas y sus exposiciones de motivos y para poder escudriñar todo el sistema legal.
Pero esta herramienta todavía no está al alcance de los jueces quienes como se ha dicho no tienen a veces ni siquiera ordenadores personales dentro de su tribunal.
Otra opción es implementar una base de datos contentiva de todas las leyes con las conexiones o hiperenlaces correspondientes a normas relacionadas conexas y análogas a los efectos de que en pocos minutos puedan resumirse todas las normas aplicables al caso y utilizarse todos los métodos de interpretación con la información completa evitándose así una gran cantidad de vicios en las sentencias por la falta de tiempo para el estudio.
Incluiríamos naturalmente una base de datos doctrinaria con acceso a libros electrónicos que podrán ser impresos en los tópicos que se necesiten, si es gusto del juez.
Esta Intranet judicial deberá estar integrada a la ya existente base de datos de la Corte Suprema de Justicia la cual no permite hasta la fecha acceso remoto por lo que las opiniones jurídicas de este órgano, deben esperar para ser divulgadas a ser distribuidas e impresas por entes privados y entonces la información sobre sentencias de la Corte Suprema de Justicia es conocida en un periodo aproximado de seis meses a partir de que se ha verificado, salvo casos de relevancia publica.
Si el mismo poder judicial es el que produce la información, no hay mejor decisión que aprovecharla e integrarla directamente a la Intranet que será alimentada al momento de publicación de cada sentencia.
Lo antes expuesto se materializaría en un subsistema informático para la administración de conocimiento.
En este caso el conocimiento corporativo esta representado por toda la jurisprudencia de la Corte Suprema de Justicia y Tribunales superiores y de Instancia, la cual no es más que la compilación de soluciones, materializadas en sentencias que se han dado a casos particulares y que pueden ser aplicadas en casos similares según las mismas leyes.
Igualmente se deberá tener acceso a la exposición de motivos de cada ley y doctrina.
Los escribientes por lo general elaboran borradores de actos que deben emanar del tribunal, los cuales a la hora de llegar a la etapa de revisión, pueden ser rechazados absolutamente y por ende deben ser redactados y dactilografiados nuevamente.
La implementación de una red interna del tribunal con correo electrónico, aumentaría la cantidad y la calidad de comunicación entre el juez y sus empleados, por cuanto los escribientes pueden mandar sus borradores a los jueces (autos no decisorios), quienes sin tener que salir de su despacho los corregirían electrónicamente, sin perder tiempo volviéndolos a pasar a maquina.
Este subsistema integrado de comunicaciones conectará al juez, con el secretario y con los escribientes de forma rápida y efectiva, para que se reduzcan la interrupciones al juez en forma directa, a cada instante, por todos los integrantes del tribunal, o por los abogados.
Las listas de correos electrónicos de jueces y funcionarios análogos, facilitarán el intercambio de opiniones enriqueciendo su conocimiento en base a una retroalimentación de información con funcionarios de menor, igual o mayor rango.
El intercambio de opiniones con jueces de otras jurisdicciones que conocen del mismo caso creará un fenómeno jamás visto en la justicia venezolana,.
Esta actividad podría ser controlada de manera eficiente mediante control informático, pudiendo reducir igualmente la cantidad de trabajo y esfuerzo en horas hombre que se invierten en esta actividad tan repetitiva.
Incluso se puede llevar el control por cada juicio y así verificarse incluso por parte de las autoridades judiciales los tiempos de respuesta de cada tribunal y los ingresos generados por caso.
A través de la interconexión con un sistema central o Intranet, el poder judicial podrá tener un control de sus finanzas para distribuir los recursos en las cantidades adecuadas y presupuestar las mismas en base a estadísticas de los periodos concluidos.
Hasta la fecha, la elaboración y control de ingresos por conceptos de aranceles judiciales se hace de forma manual, tardando la emisión de una sola planilla un promedio de diez minutos, retrasando por supuesto labores que requieren realmente de los recursos intelectuales del personal.
Esta labor puede ser fácilmente sustituida por los sistemas informáticos.
Por lo antes expuesto la implementación de programas dentro de un tribunal obligatoriamente deben incluir un modulo financiero.
Igualmente el pago a los auxiliares de justicia debe ser realizado ante el tribunal, quien debe recibirlo para luego después de cumplidas sus funciones ordenar su reintegro.
Las fianzas o garantías dadas en efectivo por una parte en juicio, aunque no son comunes constituyen una responsabilidad en su manejo y control por parte del tribunal.
Un sistema contable para cada tribunal ayudaría a prevenir o detectar los fraudes y malversaciones, así como las colocaciones ilegales del dinero de los particulares por parte de funcionarios, por cuanto, se llevaría un control diario del mismos que podría ser confrontado con los estados de cuentas y balances emitidos por las entidades bancarias.
Por ejemplo, podemos mencionar, que cuando un testigo se encuentra fuera del ámbito territorial del tribunal, se le pide u ordena a un tribunal que tenga competencia en ese lugar donde esta el testigo, a que tome las declaraciones del mismo.
Las mismas se transcriben y llegan al juez en formato físico para su lectura.
El problema surge cuando se hacen oposiciones de naturaleza jurídica mientras el testigo esta declarando.
En la practica el juez que tiene como encargo tomar las declaraciones del testigo, no pude decidir nada respecto a la situación planteada, ya que, no es el juez de la causa.
La controversia del acto de testigos llega por escrito al juez de la causa quien debe decidir por lo general meses después.
Un sistema de comunicación por audio y vídeo por fibra óptica u otro medio, sería ideal para conectar tribunales ubicados en distintas jurisdicciones, pudiendo los jueces presenciar los actos de testigos que se lleven a cabo fuera su sede e incluso tomar decisiones en los momentos que se requieran y verificando inclusive la gesticulación o actitud del testigo frente a la formulación de preguntas, lo que es imposible con el sistema actual.
El escribiente, quien puede estar parcializado, tiene la posibilidad de cambiar palabras claves dentro de las declaraciones y afectar la decisión.
La implementación de efectivos sistemas de reconocimiento de voz, aunque no se encuentran completamente desarrollados, son una alternativa emergente que contribuiría a la fidelidad de transcripción de las declaraciones realizadas a viva voz, tal como lo es la reproducción fonográfica que igualmente debe ser transcrita.
implementarse un sistema paralelo de documentación digital de los juicios.
Podría obligarse a las partes a acompañar un documento en formato digital para ingresarlo automáticamente al sistema de gestión de juicios.
En la practica, el juez puede estar trabajando un expediente y por derecho de las partes podría ser obligado a entregarlo por todo el tiempo que se lo pidan.
Esto interrumpe el trabajo del juez y en oportunidades es utilizado como táctica dilatoria para retrasar la actividad jurisdiccional.
Para los casos en que se trate de documento probatorios, podrían someterse los mismos a digitalización y reconocimiento de caracteres con programas OCR, o también en el caso de planos podrían digitalizarse a los fines de ser verificados directamente por el juez desde su ordenador personal.
El poder judicial atraviesa por problemas de corrupción, pero los problemas de administración y de gestión son causas paralelas sus desgracias conocidas.